Muhasebedeki tüm işlemlerin,  gerekli defterlere kaydedilmesi gerekir.

Defterlere kayıt edilmeyen hiç bir işlem geçersizdir.

Defter tutma sorumluluğu tacirin en önemli sorumluluklarından biridir. Defter tutma aynı zamanda muhasebenin bilgi verme veya bilgi üretme fonksiyonunun göstergesidir.

Defterler vergi uygulamalarına ve de vergi dairesi tarafından denetime de yardımcı olmaktadır.

  Vergi Usul Kanununa göre mükelelfler aşağıdaki amaçları sağlayacak şekilde defter tutmak zorundadır.

  1. Mükellefin vergi ile ilgili servet, sermaye ve hesap durumunu tespit etmek,

  2. Vergi ile ilgili faaliyet sonuçlarını ve işlemlerini belli etmek,

  3. Mükellefin vergi karşısındaki durumunu hesap üzerinden kontrol etmek ve incelemek.

 4. Mükellefin hesap ve kayıtlarının yardımıyla üçüncü şahısların vergi karşısındaki durumlarını kontrol etmek ve incelemek.

     Türk Ticaret Kanununda ise defter tutmanın amaçları şöyle sıralanmıştır.

  1. Ticari işletmelerin ekonomik ve mali durumunu tespit etmek,

  2. Borç ve alacak ilişkilerini incelemek,

  3. Her iş yılı içinde elde edilen sonuçları yani kârı veya zararı tespit etmek.

    Muhasebede kullanılan defterler Vergi Usul Kanununda ve Türk Ticaret Kanununda yer alan defter ve belgeler olarak 2 grupta toplanmıştır.

    Defter tutma olayını bir de defter tutan kişi yönünden ele alırsak; Ticari defterlerini ticari belgelere dayanarak yasaların istediği şekilde tutan bir işletme sahibi, defterde yer alan kayıtlara bakmak suretiyle ;

İşletmesinin kar-zarar durumunu öğrenir,
Satacağı malların maliyet fiyatını, dolayısıyla satış fiyatını bilir,
İşletmesi ile ilişkisi olan kişilerle, arasındaki borç alacak tutarlarının ne olduğunu öğrenir,
Devletine ödeyeceği vergi tutarını bilir,
İstatistiksel bilgi elde eder,
Önceki dönemlerle içinde bulunduğu dönemi karşılaştırma imkanı bulabileceğinden işletmesinin verimini arttırıcı kararlar alır,
Anlaşmazlık durumunda bu defter ve belgelerini ispat aracı olarak gerekli mercilere sunar.

  Defter Tutacaklar: 
Ticaret ve sanat erbabı, Ticaret şirketleri,İktisadi kamu müesseseleri, Dernek ve vakıflara ait iktisadi işletmeler, Serbest meslek sahipleri, Çiftçiler.

 Defter Tutmayacaklar:VUK ‘un 173. maddesinde belirtilen şartları taşıyanlar ticari defter tutmak zorunda değillerdir.

Gelir vergisinden muaf olan esnaf, Gerçek usulde vergiye tabi olmayan çiftçiler, Gelir vergisi kanunumuza göre kazançları basit usulde tespit edilenler, Kurumlar vergisinden muaf olan ;İktisadi kamu müesseseleri ile Dernek ve vakıflara ait iktisadi işletmeler defter tutmak zorunda değildirler.

  Tutulması Zorunlu Olan Defterler:

  Tüccarlar defter tutma bakımından iki sınıfa ayrılmıştır. (VUK madde 176) Her sınıfın defter tutma şekli ve tutmuş olduğu defterler birbirinden farklıdır.

Buna göre;

  Birinci sınıf tüccarlar Bilanço esasına göre,
İkinci sınıf tüccarlar ise İşletme hesabı esasına göre defter tutarlar.

Birinci Sınıf Tacirler ve Tutması Gereken Defterler:

  Bilanço usulüne göre defter tutması gereken birinci sınıf tacirlerin kimler oldukları Vergi Usul Kanunumuzun 177. maddesinde belirtilmiştir. Buna göre;

   1-Satın aldıkları malları olduğu gibi veya işledikten sonra satan ve yıllık satış tutarları, 96.000.YTL veya 130.000. YTL yi aşanlar,
2-Birinci bentte yazılı olanların dışındaki işlerle uğraşıp da bir yıl içinde eldeettikleri gayri safi iş hasılatı 52.000.YTL yi aşanlar,
3-  1 ve 2 numaralı bentlerde yazılı işlerin birlikte yapılması halinde 2 numaralıbentte yazılı iş hasılatının beş katı ile yıllık satış tutarının toplamı 96.000.YTL’ yi aşanlar,
4- Her türlü ticaret şirketleri (Adi şirketler iştigal nevileri yukarıdaki bentlerden hangisine giriyorsa o bent hükmüne tabidir.)
5- Kurumlar Vergisine tabi olan diğer tüzel kişiler (Bunlardan işlerinin icabı bilanço esasına göre defter tutmalarına imkan veya lüzum görülmeyenlerin, işletme hesabına göre defter tutmalarına Maliye Bakanlığınca müsaade edilir.)
6- Kendi istekleri ile bilanço esasına göre defter tutmayı tercih edenler

İkinci Sınıf Tacirlerin Tutmak Zorunda Oldukları Defterler:

    İkinci sınıf tacirler işletme hesabı esasına göre defter tutarlar.(V.U.K md 178)

     1- 177. maddede yazılı olanların dışında kalanlar;
2-Kurumlar Vergisi mükelleflerinden işletme hesabı esasına göre deftertutmalarına Maliye Bakanlığınca izin verilenler.
3- Yeni işe başlayan tüccarlar iş hacimleri, yani alım satım ölçüleri belli oluncaya kadar ikinci sınıf tacir sayılırlar.